Obowiązkowa ewidencja pracy kierowców to niejednokrotnie uciążliwy obowiązek wynikający ze specyfiki pracy, jakiej wymaga prowadzenie firmy spedycyjnej. Rozpoczęcie i zakończenie obowiązków pracownika w danym dniu nie zawsze jest zgodne ze sztywnym, niezmiennym ustaleniem, a to ze względu m.in. na zmienny ruch drogowy, a także sytuacje losowe – takie jak choćby kontrola drogowa czy wypadki.

Jakie obowiązki związane z ewidencją ma pracodawca?

Zazwyczaj ewidencja pracy w firmach, które nie zajmują się transportem, nie nastręcza wielu problemów – pracownik wykonuje stałą pracę przez określony czas, nie zmieniając miejsca wykonywania powierzonych mu zadań. Inaczej sprawa ma się przy okazji prowadzenia firmy zajmującej się transportem drogowym. Ewidencja czasu pracy kierowców wymaga: zapewnienia pracownikom bezpieczeństwa w trakcie drogi poprzez obowiązek odbierania przerw i odpoczynków.

Ustawa o czasie pracy kierowców w sekcji „obowiązki pracodawcy” jasno je określa. Od pracodawcy wymaga m.in. zapisów na wykresówkach, wydruków danych z karty kierowcy i tachografu cyfrowego, plików pobranych z karty kierowcy i tachografu cyfrowego, innych dokumentów potwierdzających czas pracy i rodzaj wykonywanej czynności, a także rejestrów opracowanych na podstawie powyższych dokumentów.

Sprawę utrudnia fakt, że pracodawca nie zawsze jest w stanie prowadzić ewidencję na bieżąco – niejednokrotnie nie ma możliwości sczytania karty kierowcy, kiedy ten na dłuższej pozostaje w międzynarodowej trasie. Jak efektywnie kontrolować czas pracy kierowców? Odpowiedź znajdziesz w kolejnym akapicie.

Jak poradzić sobie z uciążliwą ewidencją w efektywny sposób?

Najlepszym rozwiązaniem wydaje się powierzenie prowadzenia ewidencji zewnętrznej firmie – zadba ona o jej poprawność i spójność, jednocześnie oceniając wykresówki i niezbędne pliki pod kątem ewentualnych przekroczeń. Takiemu przedsiębiorstwu można zlecić również przygotowanie ewentualnych brakujących zaświadczeń dotyczących dni wolnych od pracy, a ponadto powierzyć mu uzupełnienie dokumentacji o brakujące wnioski – np. za godziny nadliczbowe czy wnioski urlopowe. Przykładową firmą, która może przejąć na siebie ten obowiązek, jest Ogólnopolskie Centrum Rozliczania Kierowców. Dzięki jej pomocy ewidencja czasu pracy kierowcy – ocrk.pl przestanie być uciążliwym, czasochłonnym obowiązkiem.

Kary wynikające z braku ewidencji

Karę, którą może otrzymać pracodawca w wyniku kontroli Państwowej Inspekcji Pracy, oscylują w granicach od 1000 do 30000 złotych. Jednak istnieją okoliczności, w których konsekwencje braku prowadzenia ewidencji kierowców mogą być dużo bardziej dotkliwe. Taki przypadek ma miejsce, kiedy grupa pracowników (kierowców) złoży donos do PIP, żądając zapłaty zaległych świadczeń. W takich okolicznościach niezbędnie jest przygotowanie ewidencji za zaległy okres (do 3 lat wstecz), a ponadto naliczenie dodatków związanych z pracą w niedziele, święta, pracę w porze nocnej czy godzinach nadliczbowych. Tego typu sytuacja po pierwsze mocno godzi w dobre imię przedsiębiorstwa, a po drugie nastręcza mu dużą ilość kłopotliwej, zaległej „papierkowej roboty”, po trzecie zaś naraża pracodawcę na ogromne straty finansowe.

Najlepszym wyjściem z sytuacji, w której przedsiębiorstwo transportowe ma problem z prowadzeniem ewidencji czasu pracy kierowców, jest skorzystanie z usług Ogólnopolskiego Centrum Rozliczana Kierowców.